DALL'ITALIA: La sostenibilità sarà l’unità di misura per i nuovi spazi della Pubblica Amministrazione

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La Pubblica Amministrazione è in prima linea sull’evoluzione degli spazi di lavoro: cresce la percentuale di smart working nelle organizzazioni e cambiano le necessità per gli uffici: meno scrivanie individuali e più aree comuni. Il tema è al centro dei lavori del Tavolo Spazi del progetto Emilia-Romagna Smart Working. Alcune indicazioni utili emergono da uno studio sull’impatto del lavoro agile sulla progettazione degli ambienti lavorativi.

L’evoluzione degli spazi di lavoro nella Pubblica Amministrazione

La Pubblica Amministrazione ha l’obiettivo di compiere una transizione organica, che include sia i processi, i modelli di business e il digitale, sia l’evoluzione degli spazi di lavoro. Gli enti si stanno già muovendo in quest’ottica. Un esempio: è appena stato sottoscritto un accordo di collaborazione tra il Comune di Milano e Fondazione Assolombarda per la messa a disposizione di sedi di lavoro private, da destinare al Lavoro Agile, per i dipendenti dell’Amministrazione. L’accordo mira a mettere in pratica soluzioni concrete per il decongestionamento del trasporto pubblico, per limitare i trasferimenti periferia-centro, per garantire una migliore organizzazione della città e dei luoghi di lavoro. Le proposte sono orientate al miglioramento della conciliazione vita-lavoro, al risparmio di tempo e di emissioni inquinanti. L’obiettivo ultimo è favorire la vitalità dei quartieri, contribuendo così a sviluppare una città policentrica, più inclusiva.

Nella proposta lombarda ci sono altri elementi di interesse, come l’idea di sviluppare una “Smart City” che sia a vantaggio di tutti, lavoratori, imprese e Pubbliche Amministrazioni insieme: uno degli interventi proposti riguarda il “lavoro di vicinato” e la creazione di una “Smart Working Community”, in cui saranno resi disponibili spazi per i lavoratori delle imprese aderenti alla community e per quelli del Comune di Milano. Il concetto “smart” è proprio quello di ridisegnare la città, valorizzando i servizi presenti nei quartieri e di rispondere ai cambiamenti del tempo, pandemia inclusa.

Lo studio

Diversi studi evidenziano la necessità di modificare gli spazi di lavoro. Coima ha intervistato 38 organizzazioni pubbliche e private con lo scopo di individuare e rendere esplicite le nuove esigenze dei lavoratori agili. L’indagine è stata condotta con interviste qualitative su un campione di organizzazioni che hanno presenza una significativa in Italia e che nel complesso impiegano circa 30mila persone. Le organizzazioni intervistate appartengono a sei settori, tra cui finanziario, tecnologico e dei servizi professionali.

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Le realtà intervistate prevedono di incrementare il numero dei giorni di lavoro da remoto per i propri dipendenti da una media di 1,0 giorni a settimana nel periodo pre-Covid, a 2,5 giorni a settimana nella fase “new normal”. Un dato rilevante, soprattutto se si considera che il 29% di tali aziende non possedeva una politica di lavoro da remoto pre-Covid.

Tale incremento farà in parte diminuire l’occupazione fisica prevista degli uffici, da una media dell’83% pre-Covid, a una media stimata del 70% post-Covid.

 

L’evoluzione degli spazi

Gli spazi si devono dunque adeguare alle nuove esigenze. Per la maggior parte delle imprese la disposizione ottimale degli uffici consiste in un mix di spazi aperti, uffici individuali e sale di collaborazione: è l’opzione selezionata dal 68% delle aziende intervistate. Il 27% invece sacrificherebbe gli uffici individuali e includerebbe nei nuovi layout solo spazi aperti; solo il 5% prevede di adottare soluzioni più tradizionali, con stanze per uffici individuali e sale di collaborazione.

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Per il 76% delle aziende, la pianificazione degli spazi nei nuovi uffici prevede un incremento del numero di postazioni condivise e il 74% pensa di riservare maggior spazio alle aree comuni e alle aree di collaborazione e socializzazione. Gli uffici individuali saranno sempre più condivisi tra i lavoratori che si alterneranno giornalmente nelle postazioni.

 

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Innovazione e sostenibilità per i nuovi spazi di lavoro

Lo smart working richiede alle organizzazioni maggior flessibilità nell’organizzazione di tempi e luoghi di lavoro; c’è però anche un’altra componente da considerare: la sostenibilità. La ricerca evidenzia un’attenzione maggiore verso le tipologie di uffici che offrono soluzioni per la gestione e la riduzione di rifiuti e emissioni di gas serra e opzioni di trasporto più sostenibili. A questi elementi si aggiunge l’aspetto del coinvolgimento della comunità circostante alla sede del luogo di lavoro.

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Per riassumere: più aree comuni, flessibilità e sostenibilità sono le parole chiave per i nuovi spazi di lavoro. La Pubblica Amministrazione ha l’impegno di valutare e eventualmente aggiornare le caratteristiche tecniche degli ambienti lavorativi, prestando attenzione sia al rispetto dei requisiti di sicurezza sia alle opportunità di condivisione e collaborazione tra persone. È questo il tema che sarà affrontato durante il Tavolo Spazi (link) di Emilia Romagna Smart Working.

 

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