STORIE DI SMART WORKING "Come sta la mia città?" La Valutazione dello Stato di Salute della Città Metropolitana di Bologna

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Abbiamo intervistato Andrea Scacchetti, Responsabile U.O. (Unità Operativa) Controllo di gestione della Città Metropolitana di Bologna, per raccogliere l’esperienza dell’Ente nell’introduzione della Valutazione dello Stato di Salute, una sorta di check up delle sue condizioni generali.

La sua testimonianza è stata raccontata in occasione del Tavolo Performance per condividere le metodologie e l’approccio ai sistemi di programmazione, controllo e valutazione dell’azione amministrativa nella Valutazione dello Stato di Salute.

 Quali sono le principali caratteristiche della Città Metropolitana di Bologna?

La Città Metropolitana svolge un ruolo centrale nel sistema territoriale regionale. Al nostro Ente competono funzioni fondamentali ed esclusive, quali:

  1. il piano strategico metropolitano
  2. la pianificazione territoriale e della mobilità
  3. lo sviluppo economico e sociale
  4. l’edilizia scolastica e la viabilità
  5. l’informatizzazione e la digitalizzazione.

  

Cosa prevede il Sistema di misurazione e valutazione della performance della Città Metropolitana di Bologna?

È un sistema che è alla base del miglioramento della qualità del servizio pubblico offerto, della valorizzazione delle competenze professionali, della responsabilizzazione rispetto ai risultati, dell’integrità e della trasparenza dell’azione amministrativa.

Prevede inoltre la predisposizione di una Relazione sullo Stato di Salute, che ha lo scopo di restituire una visione completa sull’azione amministrativa, integrando alla logica di performance, la verifica dei risultati raggiunti, un approccio qualitativo, con una valutazione dell’eventuale gap tra obiettivo raggiunto e situazione ottimale.

La Relazione valuta in particolare il funzionamento del sistema di programmazione e controllo, la salute finanziaria e l’efficienza economica, la salute organizzativa, di genere, professionale e digitale e i controlli di qualità.

 

L’introduzione del POLA ha portato valore aggiunto alla Città Metropolitana di Bologna?

Sicuramente sì. Come Città Metropolitana di Bologna, abbiamo realizzato una mappa con gli obiettivi del POLA (Piano organizzativo del lavoro agile) per poter riprogrammare adeguatamente tutte le attività.

POLA

Quali sono i presupposti per monitorare lo Stato di Salute?

I principali presupposti sono di natura sistematica, devono prevedere un sistema di programmazione adeguato e una corretta gestione del processo. In particolare, è necessario:

  1. svolgere azioni di “tessitura” nelle varie fasi
  2. coordinare e integrare i diversi documenti (soprattutto nella fase di negoziazione del budget e degli obiettivi con la Direzione)
  3. riconoscere la leadership della Direzione Generale
  4. analizzare a consuntivo i dati e evidenziarne le criticità.

 

Gli ambiti di intervento principali nel predisporre e monitorare lo Stato di Salute dell’Ente sono a mio avviso due:

  1. Verificare la significatività degli obiettivi proposti
  2. Negoziare i principali obiettivi dello Stato di Salute con la Direzione Generale.
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Qual è il processo per la rilevazione dello Stato di Salute?

Il processo prevede due fasi, una di programmazione e una di consuntivo.

Nella prima, relativa alla programmazione, vengono elaborati gli indirizzi strategici utili per migliorare la “salute” dell’Ente e volti ad assicurare un adeguato livello di partecipazione ai corsi di formazione a supporto del lavoro agile. Questi agiscono come “leva” manageriale e permettono di stabilire gli obiettivi del Piano della performance, nonché di coordinare azioni, prendere decisioni, condividere buone pratiche.

La fase di consuntivo prevede l’individuazione degli indicatori d’impatto (Key performance indicator – KPI) e la verifica di punti di forza e di eventuali criticità.

La Relazione sullo “Stato di salute”, redatta da membri esterni del Nucleo di valutazione, organismo indipendente che promuove e supporta la validità metodologica dell’intero sistema di gestione della performance, prende in esame la rendicontazione degli indirizzi strategici e dei KPI, riassumendo le principali criticità degli anni precedenti e dell’anno in corso.

Il Piano della performance e la Relazione sono finalizzati a supportare i processi decisionali, migliorare la consapevolezza del personale rispetto agli obiettivi dell’amministrazione, comunicare agli stakeholder priorità e risultati attesi.  

 

Quali benefici possono ottenere gli Enti che eseguono la Valutazione dello Stato di Salute?

Per poter ottenere realmente dei benefici è necessario che gli Enti comprendano che lo Stato di Salute è un modello di valutazione tra gli obiettivi posti e il raggiungimento della loro situazione ottimale. Quindi tra una valutazione che è possibile definire “relativa”, quella che l’Ente si dà autonomamente, in rapporto una valutazione “assoluta”.

Per spiegare meglio il concetto, trovo utile citare l’esempio sui Personal Computer e lavoro agile: il raggiungimento di un livello di salute ottimale di un ente in ambito di smart working può avvenire solo nel momento in cui tutti gli smart worker saranno in possesso di un Pc portatile. La distribuzione di un Pc per ciascun lavoratore sarà quindi identificabile come l’indice di miglioramento da perseguire.

Bisogna poi essere consapevoli che gli obiettivi di programmazione, salute finanziaria, controlli di qualità e salute organizzativa sono obiettivi di natura trasversale, strategici e quindi inseriti nel DUP (Documento unico di programmazione). Su questi obiettivi interagiscono figure diverse, capi direzione, capi di settore e responsabili, per questo è necessario che vi sia consapevolezza diffusa sull’obiettivo finale. Il rischio da evitare è che si creino situazioni di inerzia, per cui l’obiettivo viene perso di vista, in quanto non si è a conoscenza della situazione ottimale da raggiungere.

 

Chi è coinvolto nella Valutazione dello Stato di Salute della Città Metropolitana di Bologna?

La gestione è stata da sempre affidata alla Direzione Generale e al settore Programmazione, in grado di svolgere una funzione di indirizzo e guida.  

In futuro tale approccio, soprattutto grazie alla maturità che abbiamo acquisito nella definizione degli indicatori di impatto, sarà esteso anche ai Dirigenti e alle posizioni organizzative.

 

La Valutazione dello Stato di Salute del vostro Ente ha fatto emergere bisogni nuovi o iniziative per il futuro?

Certo. La Valutazione dello Stato di Salute ha facilitato l’emersione e la focalizzazione delle criticità. Ci è stato utile proprio fin da quando abbiamo avviato la prima esperienza come nuovo Ente Citta Metropolitana di Bologna: anche di fronte ad alcuni ostacoli, l’avere un punto di riferimento e un obiettivo ottimale da raggiungere ci ha permesso di superare l’inerzia e trovare misure adeguate per superare le criticità. Abbiamo avviato azioni di miglioramento mirate, per avvicinarci alla situazione ottimale.

Lo Stato di Salute è sempre una valutazione qualitativa sul futuro, non sul passato. Qualitativa in quanto, se nella performance organizzativa il dato di sintesi degli obiettivi raggiunti viene espresso in percentuale, nella Valutazione dello Stato di Salute il parametro di valutazione è quello della ricerca dei possibili gap, in un’ottica di miglioramento continuo.

La previsione nel POLA dello Stato di Salute è una vera e propria condizione abilitante per l’attivazione del lavoro agile. Come conseguenza, sarà necessario collegare i risultati ottenuti a una platea di ruoli sempre più ampia.

 

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IL PROFILO

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Andrea Scacchetti è Responsabile U.O. Controllo di gestione della Città Metropolitana di Bologna.

Si occupa della gestione del processo di programmazione fornendo alla Direzione Generale i documenti relativi alla valutazione dell’azione amministrativa e sullo stato di avanzamento della gestione; fornisce indicazioni sugli eventuali scostamenti rispetto agli obiettivi programmati; gestisce il sistema informativo per il controllo di gestione, curandone lo sviluppo e il miglioramento in termini di efficacia e di efficienza.

 

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DEFINIZIONI UTILI – UN VADEMECUM – GUIDA ALLE PAROLE CHIAVE

  • Piano organizzativo del lavoro agile (POLA): Il POLA è uno strumento della Pubblica Amministrazione, nato con la legge di conversione del decreto rilancio n. 77 del 17 luglio 2020. È un documento programmatico triennale che le Pubbliche Amministrazioni devono redigere entro il 31 gennaio di ogni anno volto a assicurare la qualità, la comprensibilità e l’attendibilità dei documenti di rappresentazione della performance. Questo è identificato come sezione del Piano della performance, che individua gli indirizzi e gli obiettivi strategici ed operativi, e definisce gli indicatori per la misurazione e la valutazione della performance dell’amministrazione, nonché gli obiettivi del personale dirigenziale e i relativi indicatori. Il POLA individua le modalità attuative dello smart working prevedendo, per le attività che possono essere svolte da remoto, che almeno il 60% dei lavoratori possa avvalersene, garantendo che gli stessi non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e progressione della carriera. Inoltre definisce le misure organizzative, i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale, anche dirigenziale, e gli strumenti di rilevazione e verifica dei risultati conseguiti.
  • Sistema di misurazione e valutazione della performance (SMVP): Si tratta di un sistema che ogni amministrazione adotta ai sensi dell’art. 7 del d.lgs. 150/2009. Interagisce con il Piano organizzativo del lavoro agile e contiene un insieme di tecniche, risorse e processi che assicurano il corretto svolgimento delle funzioni di programmazione, misurazione, valutazione e rendicontazione della performance. Le Pubbliche Amministrazioni pubblicano e aggiornano annualmente un documento che ne descrive il funzionamento. In tale documento vengono riportati anche i ruoli e le responsabilità di ciascuno dei soggetti coinvolti nelle diverse fasi.
  • Piano della performance: è il documento di preventivo che avvia il Ciclo della performance, nel quale l’ente esplicita la performance attesa, ossia il contributo che l’amministrazione intende apportare attraverso l’azione amministrativa.
  • Ciclo della performance: è il processo attraverso il quale si definiscono gli obiettivi e le relative risorse, si realizza il monitoraggio durante la gestione e si valutano e rendicontano i risultati.
  • Documento unico di programmazione (DUP): Il DUP, previsto dal d.lgs. 118/2011 è un documento con carattere generale, che costituisce la guida strategica e operativa dell’ente, nonché presupposto indispensabile per l’approvazione del bilancio di previsione. Si compone di due sezioni:
  1. Sezione Strategica (SeS): sviluppa e concretizza le linee programmatiche di mandato e individua (in coerenza con il quadro normativo di riferimento) gli indirizzi strategici dell’ente. Nello specifico, la sezione individua le principali scelte che caratterizzano il programma dell’amministrazione da realizzare nel corso del mandato amministrativo e che possono avere un impatto di medio e lungo periodo, le politiche di mandato che l’ente vuole sviluppare nel raggiungimento delle proprie finalità istituzionali e nel governo delle proprie funzioni fondamentali e gli indirizzi generali di programmazione riferiti al periodo di mandato.
  2. Sezione Operativa (SeO): ha carattere generale, contenuto programmatico e costituisce lo strumento a supporto del processo di previsione definito sulla base degli indirizzi generali e degli obiettivi strategici fissati dal SeS. Nello specifico contiene la programmazione operativa dell’ente, avendo a riferimento un arco temporale sia annuale che pluriennale. Il suo contenuto costituisce guida e vincolo ai processi di redazione di documenti contabili di previsione dell’ente.
  • La Relazione sulla performance: è il documento di consuntivo, che evidenzia, i risultati organizzativi raggiunti rispetto ai singoli obiettivi programmati e alle risorse, con rilevazione degli eventuali scostamenti