STORIE di SMART WORKING - Il Comune di Bologna e il progetto “óiBO”, tutto un altro modo di lavorare”

I lavoratori? Attori di innovazione digitale e cambiamento. Il progetto “óiBO”.

Il progetto “óiBO, tutto un altro modo di lavorare” è un percorso di digitalizzazione avviato dal Comune di Bologna. L’iniziativa ha coinvolto l’intera popolazione dell’Ente – oltre 4.000 persone - con due obiettivi strategici:

  1. costruire e diffondere la cultura digitale all’interno e all’esterno del Comune di Bologna
  2. accompagnare le persone dell’Ente nel processo di digitalizzazione, rendendole protagoniste del cambiamento

 

 

Come si è svolto il processo e come sono stati raggiunti questi ambiziosi obiettivi? Lo abbiamo chiesto a Mario Casadio, Responsabile di sviluppo e gestione dei sistemi di misurazione e valutazione nell'Area programmazione, controlli e statistica, e a e Christian Baraldi, Responsabile dell’ufficio comunicazione e innovazione organizzativa del Comune di Bologna. Questa è la loro testimonianza.

 

 

 

Come nasce il progetto óiBO?

óiBO nasce per rendere le persone che lavorano all’interno del Comune di Bologna attori di innovazione digitale e cambiamento. Il progetto si inserisce in un percorso di trasformazione digitale complessiva delle attività svolte dall’Ente e mira a rendere le persone partecipanti attivi, lavorando sulle loro competenze.

Quali sono state le fasi del progetto?

 

Le 4 fasi del progetto

Prima di tutto abbiamo avviato una fase di assessment per ottenere una fotografia dettagliata delle competenze tecniche e digitali legate agli aspetti relazionali, di comportamento organizzativo e all’attitudine all’innovazione e al cambiamento. Per realizzare questo ritratto abbiamo adottato uno strumento di autovalutazione, un questionario sul Digital Mindset, che si è dimostrato efficace: le persone si sono rese subito conto dell’importanza di rafforzare queste competenze, e dalle loro risposte abbiamo potuto far emergere alcuni punti di forza:

  1. innovazione e proattività
  2. attitudine alla relazione
  3. propensione al cambiamento.

Sulla base dei risultati ottenuti abbiamo poi selezionato una community di facilitatori digitali, profilando persone con buone competenze digitali ed elevati livelli di motivazione. Per ciascun facilitatore è stato avviato un percorso formativo sulle tecniche e gli strumenti più adeguati a diffondere e favorire le competenze per una corretta diffusione della cultura digitale all’interno del Comune di Bologna.

 

La terza e ultima fase è stata la sperimentazione. I facilitatori hanno promosso l’attivazione di una serie di laboratori, coinvolgendo le persone dell’Ente in gruppi di lavoro. I temi principali affrontati sono stati cinque:

  1. software di task management condiviso
  2. assegnazione degli spazi sportivi
  3. formazione, innovazione e digitalizzazione
  4. pagamenti elettronici e pagamenti online
  5. ricerca facilitata dei colleghi

 

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Bardali e Casadio

 

Qual è il ruolo del facilitatore digitale?

È una figura che supporta i colleghi verso la digitalizzazione 

Le principali attività in tema di digitalizzazione che svolge chi ricopre questo ruolo sono:

  • divulgare i progetti e attività
  • partecipare all’analisi dei processi interni per la raccolta dei bisogni dei lavoratori
  • raccogliere proposte

 

 Quale sarà il futuro di questa figura all’interno dell’Ente?

I facilitatori avranno il compito di attivare nuovi gruppi di lavoro per condividere competenze e conoscenze digitali. Queste figure possono diventare dei punti di riferimento solidi e autorevoli per la progettazione delle attività e per il raggiungimento degli obiettivi dell’Ente. La rete dei facilitatori sta diventando infatti sempre più strutturata: all’interno della nostra intranet è stato predisposto uno spazio di lavoro dedicato proprio ai facilitatori, in cui possono produrre contenuti utili a tutta la comunità.

 

Come è stata gestita la comunicazione del progetto?

Il primo coinvolgimento delle persone dell’Ente è avvenuto grazie alla realizzazione collettiva del logo del progetto óiBO. La comunicazione ha accompagnato tutte le fasi del progetto, con l’obiettivo di creare consapevolezza e collaborazione. Il tono della comunicazione è stato sempre volutamente informativo e rassicurante, le parole chiave utilizzate sono state: collaborazione, condivisione, responsabilità, parole che rappresentano anche i pilastri su cui si fonda il lavoro agile, con team che collaborano a distanza mantenendo alti livelli di responsabilità.

Per mantenere una continuativa comunicazione con le persone, abbiamo inoltre predisposto numerose survey per ricevere feedback e opinioni utili a calibrare le azioni da avviare.

 

Quali sono stati gli impatti sul contesto dell’Ente?

Questo progetto è l’avvio di un percorso in continua evoluzione, un processo che condurrà verso un aggiornamento costante delle priorità del Comune di Bologna.

Avviando la Call4Ideas, prima di entrare nel vivo delle fasi del progetto, abbiamo aperto una piattaforma collaborativa per i lavoratori, per farci raccontare le priorità su progetti e procedure che più necessitano di trasformazione digitale. Tra i partecipanti si è attivato un vero e proprio canale privilegiato per lo scambio di informazioni, in cui spesso vengono integrate le proposte o fornite nuove e utili indicazioni. Questo è stato il grande valore del progetto, che ha stimolato la collaborazione e la cooperazione tra colleghi.

 

La risposta delle persone è stata molto positiva. Il progetto óiBO rappresenta solo l’inizio di un processo di digitalizzazione a lungo raggio, che mira a porre i lavoratori e i cittadini sempre più al centro dei processi.

 

 

 

Quali saranno le prossime Storie di Smart Working? Per scoprirlo segui il canale Linkedin del progetto.