Incontro tavolo su Task Management

Parleremo del sistema di Task Management, tema trattato all'interno del tavolo organizzazione e performance di Emilia-Romagna Smart Working.

Il Task Management è il processo di gestione delle attività lavorative dalla loro pianificazione al loro monitoraggio fino ad arrivare alla rendicontazione.

Tale processo dovrebbe consentire la gestione integrata dei diversi aspetti relativi alle attività assegnate, ad esempio, lo stato di un'attività, la sua priorità, il tempo necessario previsto, il tempo invece effettivo, le risorse coinvolte e tutti quegli elementi che sono in qualche modo connessi al raggiungimento di un certo risultato.

Alcuni aspetti chiave vorremmo evidenziarli riguardo al Task Management.

Che cosa pianifico? Non solo progetti ma anche attività.

Il task management ci serve per gestire anche il nostro tempo e quindi è importante declinare e pianificare tutto quello che riguarda il perimetro del nostro spazio di azione.

Secondo aspetto chiave. Come pianifico?  Devo definire delle modalità, ad esempio, se devo assegnare le attività oppure se le devo tenere per me. è necessario identificare degli attributi a queste attività: se sono prioritarie, se per queste è necessario interagire con altre risorse, se ci sono eventualmente delle documentazioni e degli specifici riferimenti dei quali devo tenere conto nella declinazione delle attività che poi deve essere pianificata.

Importante nella fase in itinere è come monitoro: attraverso stati di avanzamento delle attività, attraverso una serie di strumenti che poi, una volta definite le tempistiche e le milestones per gestire i miei progetti e le mie attività, mi permettono di verificare questo stato di avanzamento.

Posso anche monitorare attraverso una vista sui carichi di lavoro, sull'impegno, su quanto queste attività stanno effettivamente assorbendo le energie mie, del mio team di lavoro o del team interfunzionale del quale mi sto occupando.

A conclusione di un progetto o di un periodo di riferimento nel quale sono inserite anche delle attività, è importante considerare anche come rendiconto: è utile avere la possibilità, di fare delle estrazioni, di fare delle analisi, di verificare tutti gli indicatori che, al momento della pianificazione, ho definito per misurare il corretto e il qualitativo raggiungimento dei miei risultati attraverso la gestione per task management.

Per fare questo numerosi sono gli strumenti free o a pagamento o che appartengono alle nostre piattaforme digitali, che possono supportarmi nello svolgere questo tipo di attività: piattaforma Office o altri strumenti free (Google Keep, ecc).