Netiquette: il galateo del lavoro agile

Cos’è la Netiquette?

Si tratta di una parola che unisce il vocabolo network (rete) a quello francese étiquette (buona educazione). È un insieme di regole informali che disciplinano il buon comportamento di un utente sul web nel rapportarsi attraverso risorse come: newsgroup, mailing list, forum, blog, reti sociali, e-mail.

Quando si parla di lavoro agile il mancato rispetto della netiquette comporta una generale disapprovazione da parte del gruppo di lavoro e ciò può avere conseguenze sulla produttività e sul benessere. 

Il galateo dello Smart Working

Forbes ha intervistato l’esperta di Galeteo e Business Etiquette Elisa Motterle per parlare dell’importanza di adattare la comunicazione a nuovi canali e contesti lavorativi. L’esperta ha sottolineato l’importanza della dimensione verbale, che durante una video conferenza appare sempre molto limitata. Come fare quindi per gestire una conversazione da remoto su una piattaforma on line? Una strategia può essere quella di concentrarsi su tre fattori: il tono di voce, il contatto visivo e la gestualità delle mani. Fare attenzione a questi aspetti, curarli e valorizzarli con discrezione migliora la relazione con chi si ha di fronte, anche solo “virtualmente”.

Un fattore centrale, sottolinea poi la Motterle, è sempre quello del rispetto e della consapevolezza dei bisogni altrui. L’intervista di Forbes si concentra anche sull’importanza del setting: allestire un angolo con uno sfondo neutro e una buona luce, mantenere il contatto visivo tenendo accesa la videocamera del proprio device, sono aspetti importanti, che contribuiscono a stabilire e mantenere una buona comunicazione.

Mantenere lo spirito di gruppo e il work-life balance

Mantenere lo spirito di squadra da remoto è una sfida più complessa. In ufficio esistono diversi momenti di aggregazione che trasportano il gruppo di lavoro in una dimensione che va oltre quella lavorativa; con il lavoro agile, queste occasioni si diradano. L’esperta di galateo sottolinea che oggi esistono strumenti digitali che aiutano a mantenere il contatto con il gruppo e che possono essere esplorati dalle organizzazioni; sono soluzioni che possono, almeno in parte, consentire uno scambio continuativo di idee e opinioni tra colleghi.

Riscrivere le regole “non scritte”

Sul blog aziendale della società di file storage Dropbox, Alex Moore mette in evidenza la necessità da parte di manager e impiegati di ridefinire i codici culturali del lavoro e riassume una serie di comportamenti pratici da seguire, a partire da tre semplici ma efficaci linee guida:

• non dare nulla per scontato
• rispetta il tempo degli altri come se fosse il tuo
• presta attenzione, perché la tua presenza dipende da essa.

Moore ritiene che uno dei fattori da non dare per assodato è quello dell’incremento della disponibilità dei colleghi solo perché si trovano a lavorare da casa. Prima di contattare un collega, menzionarlo in chat o inserirlo in una video riunione è importante verificare che possa intervenire e che non sia impegnato in altri progetti di lavoro, o da impegni legati alla vita privata.

Il tempo è un altro elemento da non trascurare per Moore. Quando immaginiamo i membri di un gruppo in una video conferenza è importante chiederci se la loro presenza in quel momento sia davvero essenziale all’avanzamento di un progetto.

Nascono i vademecum per la “Smart Working netiquette”

Nel corso del 2020 sono state molte le imprese che hanno stilato un vero e proprio vademecum. Un esempio è quello di Coca-Cola HBC Italia, che fonda la propria netiquette dello Smart Working su tre semplici regole di buon comportamento:

• nessuna riunione prima delle 9:00 e il venerdì pomeriggio
• nessuna e-mail e documenti dopo le 20 ore e nei festivi
• diritto alla disconnessione tra le 13:00 e le 14:30

Associare la netiquette al lavoro agile è fondamentale per far sì che questa modalità lavorativa sia sempre più strutturata e per garantire allo smart worker la tutela delle due dimensioni, lavorativa e personale.

Vuoi saperne di più sul tema della Netiquette? Leggi la News sul laboratorio Netiquette di Emilia-Romagna Smart Working.