Tavolo Comunicazione: per un percepito positivo dello Smart Working

Una sfida condivisa

Smart Working e pubblica amministrazione: anche se le buone pratiche sono ormai molto diffuse, è necessario oggi più che mai continuare a coltivare l’aspetto reputazionale del lavoro agile nel settore pubblico. Utilizzare un corretto e coerente “tone of voice” per comunicare il lavoro agile è oggi estremamente importante, l’obiettivo è costruire e mantenere nel tempo un’immagine positiva e combattere i pregiudizi, nel momento in cui questa modalità di lavoro affronta trasformazioni e cambiamenti.

Con questo spirito gli esperti del Tavolo Comunicazione si sono concentrati sull’identificare i bisogni di comunicazione di tutti gli Enti aderenti al progetto Emilia-Romagna Smart Working. I temi prioritari sono stati definiti con una serie di incontri in plenaria e attività laboratoriali.

La sfida è quella di comunicare con estrema chiarezza e semplicità i concetti, i risparmi, i benefici, le storie (interne e esterne) legate al lavoro agile, di approfondire e studiare modalità nuove per indagare i pregiudizi sullo Smart Working nella PA e di definire gli strumenti più adeguati per affrontarli e superarli. Un ulteriore obiettivo è monitorare le esperienze degli utenti legate al lavoro agile, con tecniche mirate.

 Cosa approfondire?

Partendo proprio da questa sfida condivisa gli esperti hanno individuato alcuni macro-temi, che se indagati nel dettaglio possono essere estremamente utili a garantire una corretta comunicazione del lavoro agile, da approfondire nei Tavoli di lavoro:

1. strategie di comunicazione
2. bias e pregiudizi
3. strumenti e tecniche di rilevazione dell’esperienza degli utenti.

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Nel percorso condotto fino ad oggi gli esperti del Tavolo Comunicazione si sono concentrati sui primi due macro-temi elencati.

 Le strategie di comunicazione

A novembre 2021 sono state analizzate le migliori strategie per comunicare all’esterno i temi del lavoro agile nella Pubblica Amministrazione. I lavori si sono concentrati su un’analisi del contesto interno che esterno, con l’obiettivo di costruire un quadro utile all’individuazione di strategie di “rafforzamento” o di “difesa”. Dai risultati dell’analisi è emersa la necessità di avviare azioni specifiche per valorizzare lo Smart Working e favorire una comunicazione credibile e chiara grazie all’uso di esempi concreti e fonti autorevoli a supporto.

I partecipanti, suddivisi in sottogruppi, hanno individuato tre ambiti principali da comunicare con semplicità e trasparenza:

1. i concetti chiave
2. risparmi e benefici
3. le storie degli Enti e dei lavoratori.

 Bias e pregiudizi

Nella sessione di gennaio 2022 l’esperto di economia comportamentale Alex Zanon, Project Leader dell’area People e Change Management di SCS Consulting, ha guidato i partecipanti del Tavolo Comunicazione in un percorso legato alle scorciatoie di pensiero e ai pregiudizi che influenzano le nostre scelte quotidiane, con l’obiettivo di approfondire il contributo che la comunicazione, se gestita in modo strategico e funzionale, può dare per divulgare una corretta immagine dello Smart Working.

Zanon ha avviato il workshop con una semplice domanda: Come funziona la mente? La mente umana utilizza due sistemi di pensiero, il Sistema 1 e il Sistema 2. Il primo è quello legato ai pensieri veloci, è automatico, istintivo e spontaneo, non richiede sforzi ed è molto rapido nel fornire risposte immediate agli stimoli. Il secondo è quello dei pensieri latenti, intenzionale, volontario e focalizzato. Il Sistema 1 ci permette di reagire in modo rapido, commettendo svariati errori, il Sistema 2 ci fornisce risposte affidabili e ci consente di agire in modo razionale.

A partire da queste considerazioni, l’esperto ha introdotto un’altra fondamentale questione: Cosa sono i pregiudizi e gli stereotipi? Il pregiudizio è un atteggiamento tendenzialmente negativo che l’individuo ha nei confronti dei membri di un gruppo. L’uomo, “animale sociale” e fortemente “tribale”, tende a distinguere le esperienze nelle categorie in “ingroup” (il gruppo sociale di cui fa parte) e “outgroup” (il gruppo sociale con cui non si identifica). Questo meccanismo porta l’individuo a preferire le persone che appartengono al proprio gruppo di riferimento e, allo stesso tempo, a identificare i membri di un altro gruppo come differenti dal proprio e a valutarli in modo negativo.

Il pregiudizio è costituito da tre componenti:

1. cognitiva: che riguarda le opinioni e le credenze che l’individuo ha sull’oggetto dell’atteggiamento

2. affettiva: che riguarda le emozioni e le sensazioni che l’individuo prova nei confronti dell’oggetto dell’atteggiamento

3. comportamentale: che riguarda l’intenzione (azione, avvicinamento, allontanamento) che l’individuo associa all’oggetto dell’atteggiamento.

In queste tre componenti, lo stereotipo rappresenta la parte cognitiva: immagini mentali che riproducono le caratteristiche differenzianti che l’individuo attribuisce a un gruppo sociale e ai suoi membri.

Stereotipi e pregiudizi sono automatismi premiati dall’evoluzione, perché aumentano il livello di protezione dalle possibili minacce. Questi automatismi consolidano anche le relazioni all’interno del proprio gruppo di appartenenza e rafforzano l’identità sociale.

Gli stereotipi e i pregiudizi si presentano anche nei confronti dello Smart Working, poiché è una modalità lavorativa nuova e in continua evoluzione. Per questo motivo è importante analizzare e comprendere le tecniche e gli strumenti disponibili per ridurre il più possibile tali fenomeni.

 Su cosa possiamo agire per ridurre stereotipi e pregiudizi?

I pregiudizi tendono a essere persistenti e resistenti al cambiamento, perché si attivano in maniera automatica e inconsapevole e sono spesso basati su valori e credenze delle persone. Inoltre, hanno una forte componente affettivo-emotiva e vengono rinforzati frequentemente all’interno del proprio gruppo di appartenenza.

Un buon esercizio è quello di agire sugli step che portano l’individuo a mettere in atto uno specifico comportamento utilizzando le seguenti domande-guida:

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Con queste domande è possibile agire concretamente per ridurre stereotipi e pregiudizi legati al lavoro agile, con l’obiettivo di far comprendere alle persone che non si tratta di una modalità lavorativa di cui avere timore, ma di una modalità che apre le porte a nuove opportunità di crescita e sviluppo.

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