Comune di Piacenza e Netiquette: parte la sperimentazione
Che cos’è la Netiquette?
Prima di tutto, partiamo da una definizione semplice e chiara: la Netiquette è l’insieme di regole formali che disciplinano il buon comportamento degli utenti sul web.
Assessment e coinvolgimento
Il tema Netiquette è al centro delle attività laboratoriali di Emilia-Romagna Smart Working, con l’obiettivo di definire le linee guida applicabili nei processi di comunicazione digitale.
Il Comune di Piacenza è protagonista di una attività sperimentale, con un percorso di coinvolgimento delle persone nato per approfondire la riflessione sull’importanza delle relazioni mediate dagli strumenti tecnologici. Il percorso si sviluppa a partire da un assessment iniziale tra gli esperti del progetto e i dirigenti dell’Ente, con l’obiettivo di allinearsi rispetto alla sperimentazione, agevolare il commitment del management su questi temi e coinvolgere successivamente tutti i collaboratori.
Smart Workers in azione
Dopo l’assessment, il primo step di avvio del laboratorio ha previsto il coinvolgimento degli smart workers dell’Ente: sono circa cinquanta persone (fra i 150 smart workers dell’Ente) che si interfacciano quotidianamente con i temi delle tecnologie digitali, che si sono messi a disposizione per studiare gli strumenti digitali più innovativi per comunicare in modo efficace.
Durante l’incontro è stata presentata la Netiquette del progetto Emilia-Romagna Smart Working ed è stata avviata la prima attività: la costruzione della community dell’Ente.
Come si costruisce una community? Qual è l’obiettivo?
Costruire una community significa generare relazioni virtuose, in cui ad ogni membro viene data l’opportunità di ragionare e confrontarsi con gli altri in modo innovativo e su temi attuali e prioritari.
Il primo step riguarda la realizzazione e condivisione del “patto valoriale”: le regole, non sempre formali, scritte seguendo un codice di comportamento e condivise in un universo di lavoro.
Gli smart workers, partendo dalle idee emerse da un brainstorming, hanno lavorato insieme attivamente, cooperando per definire i propri valori portanti.
(
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- Speranza di innovazione
- Cambiamento
- Flessibilità
- Coesione
- Produttività
- Evoluzione
- Motivazione
- Nuova opportunità
- Coraggio
- Inclusione
Sperimentare la Netiquette partendo dalle criticità
La seconda attività si è concentrata sul tema delle criticità legate all’attuale Netiquette del Comune di Piacenza. Sono state prima di tutto analizzate le difficoltà riscontrate dalla community su tre tipologie di attività digitale: gestione di riunioni online, condivisione di documenti, chat e e-mail.
Un sondaggio, realizzato con Mentimeter, ha permesso agli smart workers di far emergere le specifiche difficoltà legate a queste tre aree di lavoro. Vediamole nel dettaglio:
Per quanto riguarda il tema delle riunioni on-line, le principali problematiche individuate sono legate alla poca chiarezza dei ruoli di ciascun partecipante e alla mancanza di coinvolgimento attivo da parte di tutti.
Per quanto riguarda la condivisione di documenti, le criticità evidenziate sono state quelle legate alle tempistiche relative ai contributi attesi e al coordinamento nella redazione condivisa dei documenti.
Infine, le criticità legate al tema delle comunicazioni inviate tramite e-mail o chat sono state quelle relative all’eccessiva urgenza delle e-mail e dell’inserimento improvviso in scambi già avviati da altri colleghi.
E ora… Come si può migliorare?
Partendo dalle criticità emerse dal primo laboratorio, il gruppo di smart workers ha iniziato a lavorare sulle possibili proposte migliorative.
È stato prima di tutto condiviso un metodo e uno spazio virtuale “G-Workspace” all’interno del quale ciascuno può intervenire inoltrando i propri contributi. Gli esperti di Emilia-Romagna Smart-Working hanno poi condiviso due ordini di proposte e comportamenti: individuali e organizzativi.
La community si è soffermata sulla criticità legata alla condivisione dei documenti, avviando un confronto con gli esperti e strutturando un vademecum dedicato ai comportamenti organizzativi da inviare ai Dirigenti e da veicolare all’interno dei Servizi.
Il documento affronta i seguenti temi:
- Documenti di lavoro “work in progress” condivisi: vere e proprie “copertine dei documenti” in cui saranno indicate le regole di compilazione, l’assegnazione dei ruoli, il coordinatore di riferimento, la pianificazione delle deadline, l’apertura di eventuali chat dedicate al documento condiviso. Nella copertina saranno organizzati spazi all’interno dei quali ogni partecipante potrà informare gli altri di aver dato il proprio contributo o segnalare un eventuale ritardo. Il coordinatore valuterà l’eventuale convocazione di riunioni e gestirà il versioning dei documenti.
- Documenti di archiviazione nelle cartelle di rete: nelle quali saranno evidenziate le regole dell’ufficio per l’archiviazione dei file con “data – nome sintetico di massimo due parole – protocollo ecc.” Ogni ufficio definirà le proprie regole che ogni partecipante seguirà per il corretto salvataggio dei documenti all’interno dei file condivisi.
Gli smart workers potranno riflettere autonomamente sui comportamenti individuali che derivano da quelli organizzativi attesi.
La community continuerà a lavorare con l’obiettivo di creare una Netiquette definita e efficiente per il Comune di Piacenza. Per raggiungere questo obiettivo saranno coinvolte le altre persone dell’ente, che non hanno ancora preso parte ai laboratori, e saranno interpellati Manager e Dirigenti dell’Amministrazione locale. Quando la nuova Netiquette sarà finalizzata e operativa, inizierà il vero e proprio percorso di sperimentazione da parte dell’Ente.
Altri Enti stanno avviando dei percorsi di sperimentazione, un valore aggiunto per il progetto Emilia-Romagna Smart Working, che ne trarrà spunti utili, potrà migliorare il proprio “galateo del lavoro agile” e rafforzare e stimolare migliori comportamenti sul web.