Come gestire le attività smartabili in modo efficace? Il Comune di Piacenza adotta la Matrice RACI

La sua testimonianza, raccolta in occasione del Tavolo Performance di Emilia-Romagna Smart Working, è stata utile per identificare gli obiettivi che sono alla base di una efficace strutturazione dei processi e delle attività di un Ente pubblico. 

Perché il Comune di Piacenza ha deciso di strutturare la Matrice RACI?

“Non possiamo dirigere il vento ma possiamo orientare le vele”. È una citazione di Seneca che trovo efficace per spiegare le motivazioni che ci hanno spinto verso l’implementazione di una precisa mappatura dei processi. Per noi la barca a vela è sinonimo di competenze, di squadra, di gestione delle informazioni e orientamento. Si tratta di requisiti fondamentali per affrontare in modo efficace le incognite del contesto in cui agiamo. Quando abbiamo avviato il progetto ci siamo posti due domande: quali sono i processi che è necessario organizzare? Come il personale assegnato a uno specifico servizio è impegnato su tali processi? 

Per rispondere in maniera adeguata a queste domande abbiamo scelto di implementare la Matrice RACI, una metodologia che si concentra sulla centralità del team di lavoro. 

Perché è utile costruire una Matrice?

L’utilità nel costruire una Matrice per la gestione e l’organizzazione dei processi risiede proprio nell’incrocio delle due variabili che ho appena menzionato, e che sono strettamente collegate. La matrice può essere costruita seguendo due metodologie: la Matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) è utile per evidenziare il ruolo di ogni persona all’interno di un processo; la Matrice processi-impegno è utile per valutare il tempo che le persone dedicano al processo. Integrando la lettura di questi due strumenti si compone il cosiddetto “gioco di squadra”, da noi definito nuvola delle relazioni. La nuvola comprende le persone che lavorano all’interno di un ufficio o di un servizio e aiuta a intercettare le interconnessioni tra i diversi uffici. 

Cosa comprende la Matrice RACI?

Specifica il tipo di relazione che intercorre tra la persona e una determinata attività e comprende quattro ruoli specifici che devono essere assegnati:

R-esponsible: ruolo assegnato a un’unica persona che ha la responsabilità sul risultato di una determinata attività.

A-ccountable: ruolo assegnato ad almeno due persone che eseguono concretamente una determinata attività.

C-onsulted: ruolo assegnato a chi collabora con l’Accountable per l’esecuzione dell’attività.

I-nformed: ruolo assegnato a chi deve essere informato costantemente sull’andamento dell’attività.

Nella Matrice devono essere evidenziati tutti i ruoli assegnati e il tempo che ogni persona dedica allo svolgimento di un’attività.

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Quali sono le tappe che il Comune di Piacenza ha seguito per costruire la Matrice RACI?

Siamo partiti nel 2018 con un percorso di formazione proposto ai Dirigenti, alle posizioni organizzative e a un gruppo di collaboratori trasversali. A valle di questo importante percorso formativo sono state realizzate la prima mappatura dei processi, l’elaborazione del RACI e lo studio del metodo di analisi dell’intero flusso del processo, con l’individuazione di proposte e criticità.

Nel 2019 abbiamo strutturato un gruppo di lavoro, composto da un collaboratore per ogni servizio, che si è occupato di affinare la mappatura dei processi.

Nel 2020 il gruppo di lavoro ha affrontato la mappatura di tutte le attività “smartabili”, ovvero realizzabili anche in modalità da remoto, offrendo così un supporto alle posizioni organizzative e ai Dirigenti dell’Ente.

Nel 2021 abbiamo infine inserito la mappatura come obiettivo del POLA.

Parlando di benefici, quali sono stati quelli riscontrati dal vostro Ente subito dopo l’implementazione della Matrice RACI?

Mappare i processi ci può consentire non solo di individuare in modo preciso e concreto i carichi di lavoro per ciascun lavoratore, ma di garantire una loro distribuzione ottimale. Questo può attivare una maggiore consapevolezza dei processi all’interno della struttura. L’implementazione della Matrice RACI ha anche l'obiettivo di evidenziare le interconnessioni tra i vari uffici, avvicinando tutti i collaboratori a una visione più ampia e trasversale delle loro attività, collegate a finalità condivise e metodi di lavoro omogenei. Si tratta di risultati particolarmente rilevanti per un Ente come il Comune, per mantenere un corretto approccio nei confronti dell’utenza esterna e per individuare le attività smartabili. 

La matrice RACI è stata quindi utile per la gestione delle attività in Smart Working?

Assolutamente sì. Non solo siamo riusciti a selezionare nel dettaglio le attività da poter proporre in Smart Working, ma applicando la RACI ai singoli progetti smart possiamo valutare meglio tempi e ruoli assegnati a ciascun lavoratore, e i relativi potenziali impatti del lavoro agile sull'attività. La Matrice RACI aiuta e supporta i team ibridi e consente di gestirli efficacemente. Lavorare per obiettivi richiede infatti uno sforzo di analisi su che cosa si fa, chi lo fa e cosa fa. L’implementazione di questo strumento è stata fondamentale per le attività smartabili e di conseguenza per conoscere, governare, innovare.

Nell'ambito della procedura di assegnazione dello Smart Working ordinario ciascun dipendente che ne faccia richiesta è chiamato a compilare la RACI delle proprie attività, a partire dall’elenco di processi e attività di funzione. In questo modo, grazie anche ad un lavoro di confronto con il proprio team, la gestione dello Smart Working è sempre più collegata allo sviluppo di un progetto strutturato ad esso associato per ciascuna persona e per il team

Com’è stata veicolata la Matrice RACI?

C’è stato un forte investimento sul personale. Abbiamo individuato il personale adatto a veicolare quest’attività all’interno dei servizi. Il gruppo di lavoro di cui parlavo in precedenza è composto da personale proveniente da diversi servizi e opera con la regia del servizio Risorse Umane che coordino. Se inizialmente il gruppo era ingaggiato sull'analisi dei processi e della RACI in generale, con lo Smart Working si è agganciato al progetto smart, e ha iniziato a collaborare a stretto giro con il Team di coordinamento del lavoro agile e con un altro gruppo trasversale di referenti smart. Queste sinergie sono state di grande supporto sia ai Dirigenti sia alle posizioni organizzative durante tutto il percorso, favorendo una migliore applicazione, relazioni e comunicazione interna. Il Dirigente ha un ruolo di supporto e si occupa di proporre l’attività che poi delega ai lavoratori, che si confrontano e collaborano tra loro.

Grazie all’implementazione della Matrice RACI siete riusciti a individuare particolari necessità?

Sicuramente sì. La costruzione della Matrice ha agevolato e semplificato la comunicazione tra i vari uffici. L’assenza di una mappatura precisa dei processi ha evidenziato importanti gap di comunicazione tra uffici e obiettivi da raggiungere. Faccio un esempio: se un lavoratore entra per la prima volta in uno specifico servizio e non ha la possibilità di disporre di un modello per inquadrare attività, ruoli e tempi, non potrà facilmente comunicare o ricevere informazioni adeguate dagli uffici.

 Consiglierebbe ad altri Enti l’adozione della Matrice RACI?

Assolutamente. La Matrice è sicuramente uno strumento utile per le posizioni dirigenziali e per i responsabili perché consente di definire i livelli di responsabilizzazione, individuare sprechi o difetti di comunicazione e ingaggiare i lavoratori. È utile, inoltre, per costruire le schede-obiettivo individuali di ciascuno di essi.

Quali sono i vantaggi offerti dalla Matrice RACI nel medio e lungo periodo?

Se non viene definita una mappatura dei processi l’attività di un Ente rallenta o non è efficiente, soprattutto in situazioni d’emergenza. Grazie a questo strumento, le decisioni prese saranno sempre più efficaci, perché faciliteranno la definizione dei ruoli e delle attività assegnate. La sua strutturazione favorirà lo sviluppo continuativo delle competenze ai fini di una più accurata formazione e programmazione del personale.