Un applicativo per lo Smart Working: l’esperienza di Unione della Romagna Faentina

Come nasce e come funziona esattamente l’applicativo da voi realizzato?

L’idea nasce da un’analisi che abbiamo realizzato nel 2020, grazie al finanziamento del Bando sullo Smart Working della Regione Emilia-Romagna. Nonostante il lavoro agile fosse stato già sperimentato dal nostro Ente negli anni 2018-2019, la situazione di emergenza sanitaria ci ha permesso di far emergere la necessità di redigere progetti di Smart Working sempre più strutturati.

Grazie all’analisi di bisogni e esigenze specifiche della nostra realtà, la funzione IT ha potuto sviluppare uno strumento informatico nel quale sono stati censiti tutti i processi considerati smartabili da parte dei dirigenti e dei capi servizio nel 2020.  Concretamente, tramite l’accesso all’applicativo l’utente può visualizzare on line tutti i processi del proprio settore di appartenenza, selezionare quelli che lo vedono coinvolto e proporre un proprio progetto di Smart Working compilando semplicemente una serie di campi. Le informazioni richieste sono le seguenti:

• Tipologia di attività svolta: Smart Working o Coworking da una delle sei sedi dell’URF
• Periodo per l’implementazione del progetto: minimo 4 mesi, massimo 3 anni
• Attrezzatura utilizzata: tipo di device, linea dati
• Giornate di lavoro agile: fisse o flessibili
• Fasce di contattabilità: è la fascia oraria nella quale il dipendente è contattabile concordata con il Dirigente e Capo Servizio.

Al termine della compilazione, i dati vengono automaticamente raccolti in un file digitale, riepilogativo del progetto di lavoro agile. Questo documento viene poi condiviso con il dirigente incaricato dell’approvazione.

Qual è l’obiettivo del progetto?

Questo è uno strumento operativo, ma che ha la finalità di divulgare e consolidare la cultura dello Smart Woking. Nasce per far comprendere cos’è un progetto di Smart Working, per avvicinare e supportare i lavoratori. Molti di essi si sono ritrovati all’improvviso ad avere a che fare con questa modalità lavorativa: questo strumento facilita la diffusione del lavoro agile e facilita la pianificazione e la rendicontazione; sono tutti aspetti che danno un valore aggiunto allo strumento e nello stesso tempo fanno cultura interna.

Come avete comunicato ai lavoratori l’introduzione dell’applicativo?

Attraverso i canali che utilizziamo abitualmente, come la newsletter, ma anche grazie alla Intranet e alle comunicazioni via e-mail.  L’Unione della Romagna Faentina realizza una Conferenza dei dirigenti durante la quale il Coordinatore del nostro Ente informa il management sulla realizzazione dell’applicativo e sulle procedure previste per il suo utilizzo. Abbiamo utilizzato ogni strumento possibile per promuovere presso i lavoratori la possibilità di presentare progetti di Smart Working con le funzionalità offerte dallo strumento informatico.

 I lavoratori hanno compreso appieno le potenzialità offerte?

La risposta è stata molto positiva, i lavoratori hanno già iniziato a utilizzarlo e numerosi hanno presentato il loro progetto. Vorrei sottolineare che il termine per la presentazione dei progetti relativi all’anno 2022 sarà il 15 dicembre. Siamo davvero orgogliosi dei primi risultati raggiunti.

Quali sono le opportunità dell’applicativo?

Stiamo già pensando al futuro di questo strumento e ci piacerebbe sviluppare la possibilità di far autorizzare i progetti direttamente al suo interno, per snellire e velocizzare la procedura. Grazie a quanto realizzato finora sulla piattaforma è comunque possibile strutturare i progetti di Smart Working in modo più rapido e efficace, ma ci siamo anche resi conto che l’applicativo potrebbe essere uno strumento utile anche alla rendicontazione delle attività svolte, già prevista nelle nostre linee guida. In questo modo l’applicativo consentirebbe la standardizzazione dei report riepilogativi dell’attività svolta, velocizzando ulteriormente l’intero processo.

Un altro ambito di sviluppo è quello della pianificazione: l’applicativo potrebbe essere utilizzato per organizzare le attività, diventando un efficace strumento per la tracciabilità di tutti i progetti di Smart Working.

 La digitalizzazione dei processi può favorire il consolidamento del lavoro agile?

Sicuramente sì. La digitalizzazione delle attività della Pubblica Amministrazione consentirà un’erogazione dei servizi ai cittadini sempre più rapida e adeguata, anche se non necessariamente effettuata in presenza. La tecnologia è determinante per far comprendere che molte attività possono essere “re-ingegnerizzate” e numerosi processi possono diventare smartabili.

 Quali consigli dareste agli altri Enti per favorire uno Smart Working più strutturato?

La formazione è di fondamentale importanza e i dirigenti sono i ruoli chiave da coinvolgere per seminare la cultura del lavoro agile e far comprendere quali modifiche è necessario applicare nella gestione del personale. A partire dal 2020 lo Smart Working è diventato una necessità per tutti i lavoratori; come dicevo in apertura, analizzando i processi è emerso che ben 300 di quelli censiti risultavano potenzialmente smartabili. L’obiettivo è far emergere sempre di più i processi attivabili in Smart Working, per dimostrare appunto che il lavoro agile può essere estremamente funzionale nell’agevolare e supportare gli Enti pubblici.

 Quali sono i vostri obiettivi futuri?

Quest’anno abbiamo redatto il POLA e abbiamo definito numerosi obiettivi di miglioramento per i prossimi anni. Anche se il POLA sarà assorbito dal PIAO, abbiamo già individuato dei processi specifici da digitalizzare. Il POLA ci ha permesso di raccogliere tutte le informazioni relative alle attività svolte in ambito Smart Working e di organizzarle in maniera strutturata, rendendo note le informazioni che riguardano questa modalità di lavoro. Diffondere e divulgare queste conoscenze è per noi una missione importante, per accrescere la consapevolezza e per rendere il lavoro agile sempre più efficace.

Quali saranno le prossime Storie di Smart Working? Per scoprirlo segui il canale Linkedin del progetto.