SMART NEWS – Il processo di Task Management

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Uno degli incontri del Tavolo Performance è stato dedicato al tema del Task Management. 

L’obiettivo era quello di introdurre e fornire un’adeguata definizione del processo, portandone alla luce caratteristiche e principi chiave

 

Aspetti chiave

Vi sono alcuni aspetti chiave da definire a monte del processo. Sono sintetizzabili nelle quattro domande che seguono.

Cosa pianifico? Bisogna scegliere cosa pianificare, non solo progetti ma vere e proprie attività.

Come pianifico? È indispensabile selezionare le modalità (per esempio, chi assegna le attività) e gli attributi funzionali (lo stato, le priorità, le risorse, la checklist delle attività, i thread, allegati etc.).

Come monitoro? È necessario individuare la modalità più appropriata per monitorare lo stato di avanzamento delle attività e dei carichi di lavoro assegnati.

Come rendiconto? Infine, occorre identificare la metodologia più efficace per effettuare estrazioni e analisi e quindi consentire una rendicontazione accurata delle attività svolte.

 

Principi chiave

Il Task Management consente a ogni organizzazione di scegliere lo strumento più opportuno da mettere in campo per la gestione delle attività lavorative. Come sceglierlo? Ci sono alcuni principi chiave che aiutano il processo di selezione.

Principi chiave

  •  La semplicità di utilizzo dello strumento, che consente a tutti i fruitori di usarlo in modo semplice e efficace.
  •  L’integrabilità con altri sistemi (per esempio, la programmazione delle performance) e con altri strumenti in uso (e-mail, agenda, e così via).
  • Il grado di maturità dell’organizzazione per individuare uno strumento in linea con il livello di competenze organizzative e digitali del personale.
  • La flessibilità dello strumento, che deve potersi adattare a esigenze diverse.

 

Punti di attenzione

Gli aspetti e i principi chiave fin qui illustrati sono determinanti per un’efficace implementazione del Task Management nei processi di gestione del lavoro. È però necessario prestare attenzione ad alcuni ulteriori elementi, indispensabili per la sua buona riuscita.

  • Accompagnamento: è necessario che l’organizzazione preveda un percorso di accompagnamento all’utilizzo dello strumento, a partire da una spiegazione accurata sul motivo della sua introduzione.
  • Chiarezza dei destinatari: l’accompagnamento potrà essere rivolto al management o a gruppi più ampi di fruitori, fino a ricomprendere tutte le persone dell’organizzazione.
  • Definizione del processo: un prerequisito necessario all’introduzione dello strumento, sarà quello di una chiara definizione dei processi, dei ruoli e delle responsabilità.

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Lo strumento è un supporto: è fondamentale ricordare che questo strumento è un supporto in grado di consolidare una cultura organizzativa orientata alla pianificazione e al raggiungimento degli obiettivi.

 

Grazie al processo di Task Management le Pubbliche Amministrazioni possono individuare percorsi e processi adeguati per un efficace raggiungimento dei propri obiettivi. Il Task Management è un processo di gestione facilmente adattabile alle caratteristiche strutturali e interne di una specifica organizzazione. Una peculiarità che gli consente di essere flessibile e implementabile qualunque sia l’obiettivo da raggiungere.

 

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